أسرار يحتفظ بها من لا يتأخرون عن مواعيدهم أبدا

« الالتزام بالمواعيد علامة على التحلّي بالمسؤولية ومراعاة الآخرين، أما التأخر فيعني عدم الاحترام ». حسب عالمة النفس الأميركية جولي جاريت ماركوز.

ويخبرنا الخبير ورائد الأعمال جون رامبتون أن « التأخير يكلف الشركات الأميركية أكثر من 3 مليارات دولار سنويا، ومع ذلك فإن قرابة 20% من الناس ما زالوا يتأخرون ». لذا فهو يعتقد أن المشكلة سببها غياب التخطيط، « فإذا كنت لا تخطط لأن تكون في الوقت المحدد، فأنت تخطط للتأخر ».

وإذا كان التأخر يمثل صعوبة في حياتك، فلتجرب وصفة ماركوز، « بأن تحدد يوما تحضر فيه كل مواعيدك مبكرا بـ5 دقائق، وستشعر بارتياح كبير لرفع حرج التأخير عن كاهلك ».

لكنك، حسب رامبتون، « لا يمكنك إصلاح مشكلة التأخير إذا لم تعرف جذورها، والدافع وراء رغبتك في أن تكون أكثر التزاما بمواعيدك، ثم تفكر في الطريقة التي تساعدك على الحضور في الموعد ».

إليك 7 من أهم الأسرار التي يحتفظ بها من لا يتأخرون عن مواعيدهم.

يستعدّون من الليلة السابقة

يضع هؤلاء روتينا مسائيا للاستعداد للغد، بدءا من تعبئة الأطعمة الخفيفة، والتأكد من مكان المفاتيح والمحافظ، ومراجعة المهمات والتدرّب عليها بتعبئة جميع المستندات والمعدّات وتنظيمها لتكون جاهزة عند التنفيذ، كما يقول رامبتون. ثم ترتيب الملابس، فبدلا من تضييع الوقت في الوقوف أمام خزانة الملابس كل صباح، والتساؤل عما يمكن أن يرتديه المرء تنصح إليزابيث هيل، على موقع « غود هاوس كيبنغ » (Goodhousekeeping)، باختيار 5 أطقم ملابس كاملة -خارجية وداخلية- أول كل أسبوع، ووضع كل طقم منها على مشجب واحد في الخزانة، لالتقاطها بسهولة عند الاستيقاظ، دون إضاعة الوقت، والتورط في التأخر.

لديهم 3 أدوات للتذكير

كتبت خبيرة التسويق كاثي راتكليف، في مدونتها، أنها تعتمد على 3 أدوات لتذكيرها بالمهمات. أولها مفكرة يومية تحملها معها لتدوين الملاحظات عما ينبغي القيام به لاحقا، ثم تقويم « غوغل » (Google) الذي ينبهها قبل المواعيد أو المهمات الشهرية، وأخيرا ملصق شهري على باب الثلاجة المنزلية، ليتمكن جميع أفراد الأسرة من تدوين مواعيدهم، معتبرة أنه « بهذه الطريقة، لن يفاجأ أحد أو ينسى المكان الذي يجب الذهاب إليه ».

أيضا يوصي رامبتون بالاستفادة من التذكيرات والإشعارات التلقائية التي يمكن تلقيها باستخدام عنوان البريد الإلكتروني في حجز تذاكر أو موعد أو المشاركة في حدث ما.

لديهم وسائل لتنظيم المستلزمات

ففي الوقت الذي يضيع فيه الأميركي العادي نحو 55 دقيقة يوميا في البحث عن أشياء لا يمكنه العثور عليها، وتتسبب في تأخره عن مواعيده، تفخر المدوّنة شارون رولي بأن أطفالها لا يتأخرون عن مواعيد أنشطتهم، فلا أحد يجد صعوبة في العثور على كرة قدم أو كرة سلة، أو كتاب في الموسيقى، أو حتى جزرة طازجة يطعمها لحصانه أثناء درس ركوب الخيل. وكل ما فعلته ببساطة أنها خصصت سلالا تحتوي على كل ما يحتاج إليه كل طفل لنشاطه، مدعومة بقائمة مرجعية مفصلة بجوار الباب، حتى لا يترك أي شيء وراءه يتسبب في تعطيله.

يستعدون لأي طارئ حسب « قانون مورفي »

وتعتقد خبيرة التنظيم لورا ويتمان أن « الأفضل افتراض قانون مورفي الذي يرى أن أي خطأ يحتمل أن يحدث، فمن المرجح أن يحدث »، فتمنح نفسها 15 دقيقة إضافية على الأقل لكل موعد. « فربما تنسى شيئا وتضطر إلى العودة إلى المنزل لأخذه، أو تسكب القهوة على قميصك وتحتاج إلى تغييره ».

أما رامبتون فيرى أنه « بغض النظر عن مدى تنظيمك، لا يمكنك التنبؤ بما هو غير متوقع ». كتقلبات الطقس، أو مشكلات حركة المرور، أو تعذّر الاستيقاظ مبكرا.

لذا يوصي بالنوم مبكرا، وتأخير جميع الساعات (ساعة اليد والهاتف والحاسوب والجدار) من 5 إلى 10 دقائق.

خبراء في الجدولة

ومن وجهة نظر رامبتون، ربما يكون السبب الرئيس وراء التأخر عن الوقت المحدد أنك لا تدير وقتك بطريقة فعالة، وأفضل طريقة لتصحيح ذلك هي أن تصبح خبيرا في الجدولة.

وعليك أن تبدأ بتتبع الوقت الذي تستغرقه في تنقلاتك، والوقت الذي تقضيه في الردّ على رسائل البريد الإلكتروني، وكذلك الوقت الذي تستغرقه لإكمال عملك، لمعرفة كيف تقضي وقتك وحتى تكون واقعيا في خططك. بعدئذ يمكنك جدولة كل شيء في التقويم الخاص بك، لمنع التعارض الذي يتسبب في التأخير.

يجعلون الآخرين نحلا عاملا

نشعر غالبا أن علينا القيام بكل شيء، لكن الخبيرة سوزان هايد ترى أن « هذه الفكرة خاطئة وسوف ترهقنا، فليس علينا أن نكون خارقين، بل لا بد لنا من توفير وقت فراغ وطاقة »، لذا فهي تحرص على إشراك أطفالها في القيام بمهمات مثل إعداد الوجبات الخاصة بهم في الصباح، قائلة إن « كل شخص من حولنا نستطيع أن نجعله يتدخل بالمساعدة، فهذا يعني مزيدا من الأيدي التي تتعاون للخروج من الباب في الوقت المحدد، ليس فقط في الصباح بل في أي وقت من اليوم ». وينطبق هذا أيضا على الاستفادة من الزملاء في العمل، أو الأصدقاء، للحصول على المساعدة.

يقولون « لا » مرة واحدة على الأقل في اليوم

نخشى غالبا أن نقول « لا »، لكن الكاتبة كريستال باين تقول إنها تفعل ذلك يوميا، « لأنك إذا أضفت المزيد إلى قائمة مهماتك، فسيكون من المستحيل الوصول إلى أي مكان في الوقت المحدد ».

لذا لا يتردد رامبتون في أن يوصي بالقول « كن قاسيا مع وقتك ». فعندما يكون لديك شيء تفعله، فهذا هو الشيء الوحيد الذي يجب أن تركز عليه، فلا تشتت انتباهك بإشعارات الهاتف الذكي، أو ترك ما تفعله لتناول القهوة مع صديق. يتعين عليك قول « لا » في كثير من الأحيان.